这8个工资单错误,你犯了吗?
2019-05-21

 

理论上,工资是按时向员工支付的具体酬劳,但实际上,处理工资单的人员往往需要完成大量工作。如果公司规模较大,部门所在的区域数量较多,工资单的处理压力可能更大,因为工资事务主管在处理工资单时需要了解许多法律规定。

 

成千上万的亚洲企业将合规和业绩视为企业发展的第一要务,因此为了确保处理质量,他们更愿意将工资事务外包给专业的人事服务机构。通过外包给信誉良好的工资事务处理商,人事主管可以轻松确保工资事务得到妥当处理,即以符合市场标准的专业方式处理。

 

工资事务实际处理时间的计算和工资单错误

 

 

  • 25%的工资事务主管在日常工资核算事务上耗费的时间超过50%。
  • 67%的工资事务主管希望摆脱工资事务相关的人力工作。
  • 45%的企业计划在未来2–3年内将工资单转移到云端处理。

 

数据来源:Namely和HR in Asia

 

实际上,对于人事团队而言,处理内部工资事务是一个沉重的负担,因为他们还要负责员工敬业度、员工福利、人才招聘以及其他人事相关工作。因此,人事专员在处理工资单时极有可能出现以下错误。

 

以下是企业人事专员在处理内部工资单常犯的8大错误

 

1.错过最后期限

 

错过最后期限是工资事务专员最容易犯的错误之一。虽然原则上这个问题相对容易避免,但随着公司的发展,部门遍及多个区域,多个成本中心之间员工互通工资发放时间,这些因素可能妨碍人事专员及时发放工资,使工资事务的处理难度越来越大。从对销记录验证、信息处理到数据更正,所有这些工作都需时间处理,因此可能妨碍工资及时发放,导致法律方面的处罚。
 

2.错误分类

 

由于弹性工作制和临时劳动力越来越流行,企业可以更有效地管理工作量,但人事专员的压力更大,更难处理工资相关事务。常见工资单错误包括员工类别不正确,而税务责任与员工类别息息相关。根据区域的不同,公司对长期工、兼职工、承包商和临时工所承担的责任也不同。
 

3.工资税

 

如果员工类别有误,工资税也会受影响而出现问题。无论是从员工工资中扣缴还是另外缴纳,工资事务专员必须准确计算公司的应缴税款,因此需要对相关政策和法规有一个透彻了解。
 

4.记录保存不当

 

大多数地方机关要求企业必须妥当保存规定时间段内的工资记录。虽然这个问题并不像其他问题那么明显,但如果公司接受当局审查,需要提供相关文件时,这可能会成为问题。
 

5.过于依赖技术

 

随着自动化技术的兴起,市场上有许多工资处理软件可以帮助企业简化工资单处理流程。但企业可能因此过于依赖技术整理数据,而在输入信息时不够认真。正如俗话所说,“胡乱输入胡乱输出”。如果输入工资单处理系统的信息不准确,人事团队的工作人员可能更难以更正工资单上的错误信息。

 

6.信息处理不安全/无适当备份

 

委托专业工资单处理服务机构的优势是能够确保数据安全。与内部人员处理工资事务相比,将工资事务外包给信誉良好的人事服务机构可以减少欺诈或利益冲突风险。内部人员处理工资事务还可能发生薪酬信息泄露给其他员工的情况,而外包给外部机构处理则可以避免这种情况的发生。

 

在工资事务方面,企业可能遇到的另一个难题是反间谍软件和技术不足以抵御黑客攻击,无法保护公司的工资数据,而且没有进行适当的备份。

 

7.多地复杂化

 

及时了解各地法规和法律可能十分累人,而当工资事务并非单个人事团队的责任时,这类事务可能成为人事专员和工资事务专员的负担。如果公司部门设在不同地区,工资事务的处理难度更大;而且,如果人事团队不了解最新的法律变更内容,他们的工作将更加复杂,而且极有可能在报告中出错。

 

8.工时计算有误

 

对于按工作时间计算薪酬的零售店或餐馆而言,工资事务专员在结算工资时需格外注意,因为这类计酬方式特别容易出现工资单错误。如果工时信息输入或计算有误,则发现错误的过程中可能浪费大量时间。

 

经验型员工任务重

由熟悉本地薪酬法律法规的经验型员工承担主要工资事务是避免上述常见工资单错误的有效方法之一。如果人事团队选择由内部人员处理工资事务,则最有利的做法是,对经验不足的员工进行充分培训,避免相关职责落在一个人身上。

 

委托专业的人事外包服务机构

为了进一步提高安全性,企业可以选择将内部工资事务外包给专业的人事服务机构。在与任何服务机构签约之前,应仔细研究条款,明确机构能够提供什么服务、无法提供什么服务以及他们的服务是否符合公司的工资事务需求。可直接要求对方提供以往与其他公司合作的案例研究和相关证明资料,从而更全面地评估他们的服务。

 

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无论是内部处理还是委托专业的薪酬外包服务机构,保障人力资源的其中一个方法是,确保使用最新的薪酬系统,避免遭到任何黑客攻击。

 

 

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